Urgente o importante? Scoprilo con la matrice di Eisenhower

Urgente o importante? Scoprilo con la matrice di Eisenhower

Nella società in cui viviamo, siamo abituati a gestire gli appuntamenti in emergenza, tutto è sempre urgente e importante; tanto che spesso queste due parole viaggiano in coppia, diventando quasi sinonimi.

Invece è fondamentale distinguere i due termini per evitare malintesi e incomprensioni.

Urgente o importante?

Si definisce importante un’attività che svolgiamo perché abbiamo un’effettiva necessità. Si tratta di una valutazione di tipo soggettivo, l’importanza di un compito può variare a seconda delle persone o delle condizioni in cui ci troviamo.

Possiamo definire, invece, un lavoro urgente, quando ad esso viene data una scadenza oggettiva, indipendente da qualsiasi valutazione di tipo personale.

Una volta chiarite le differenze fondamentali, possiamo utilizzare per gestire al meglio il nostro tempo.

Per farlo, può risultare particolarmente utile la matrice di Eisenhower, detta anche matrice di Covey o ancora più semplicemente, matrice del tempo.

Il Generale e politico statunitense Dwight D. Eisenhower affermò:

“Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”

Da questa affermazione, Stephen Covey, nel suo libro “Le 7 regole per avere successo”, ha sviluppato uno schema che può essere di grande supporto nella gestione del tempo e che rappresento qui di seguito:

 

1° riquadro in basso a sinistra: importante & urgente = fare

In questo caso hai a che fare con un compito che è sia importante, perché ti serve farlo, che urgente, quindi probabilmente con una scadenza molto ravvicinata.

L’unica cosa da fare in questo caso è agire e portare a termine l’incombenza al più presto.

È auspicabile non avere troppe attività in questo riquadro per evitare di vivere le giornate in costante affanno.

2° riquadro in basso a destra: importante & non urgente = pianificare

Questo è il riquadro in cui la percezione e la qualità del tempo possono effettivamente cambiare.

Il lavoro che dovrai portare a termine è importante ma puoi decidere quando farlo.

Approfittane, e affrontalo in un momento in cui hai molte energie o rimandalo al giorno successivo, se ritieni di avere già troppe attività programmate.

3° riquadro in alto a sinistra: urgente & non importante = delegare

Forse ti sarà capitato di svolgere un lavoro in piena emergenza, senza aver avuto modo di capire quanto effettivamente fosse importante per te.

La prossima volta, valuta se hai la possibilità di delegarlo a qualcun altro e impara a dire qualche “no” in più.

In questo modo aumenterai la tua produttività e riuscirai a ritagliarti anche dei momenti di relax.

4° riquadro in alto a destra: non urgente + non importante = eliminare

La domanda da porsi è: “perché sto facendo questa cosa?”.

In questo riquadro si trovano tutte le attività che svolgi senza una vera ragione, riunioni che in realtà non ti interessano o il tempo trascorso sui social senza rendertene conto.

La soluzione per alleggerire le tue giornate è eliminare del tutto questo tipo di attività.

D’ora in poi, se hai una serie di compiti da svolgere e non sai da dove cominciare, puoi cercare di incasellare le varie incombenze nei quattro riquadri dello schema.

Questo ti aiuterà ad organizzare meglio il tuo tempo e a trarre maggior soddisfazioni dal modo in cui trascorri le tue giornate.

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