Un delicato equilibrio tra lavoro e tempo libero: intervista ad un professionista alla scoperta della sua gestione del tempo

Un delicato equilibrio tra lavoro e tempo libero: intervista ad un professionista alla scoperta della sua gestione del tempo

Quali sono i tuoi impegni quotidiani?
“Svolgo due lavori, uno libero professionale di rappresentanza nel settore tessile, abbigliamento e di distribuzione, l’altro di docenza universitaria, di ricerca scientifica e di progettazione necessaria a supportare e finanziare l’attività di ricerca.”

Due lavori apparentemente simili ma molto differenti?
“Esatto, sono due attività diverse che si collegano nella sostanza di quello che insegno, perché l’attività libero professionale è di puro trade marketing, marketing business to business che è anche uno degli argomenti di insegnamento dei miei corsi universitari. Però, al netto di questo elemento di contatto, i due lavori sono molto diversi con esigenze diverse, che si affacciano a mercati totalmente diversi, da cui derivano tempistiche completamente diverse, ma per il resto non altri punti di contatto.”

Dunque due lavori diversi che richiedono entrambi molto tempo, come fai a conciliare entrambi i lavori? Come te li organizzi durante la tua settimana o durante la tua giornata?

“Innanzitutto ci sono delle tempistiche annuali ben precise che spesso purtroppo coincidono e questo è già il primo problema da gestire. Le tempistiche annuali per l’università sono dettate dai corsi accademici programmati sui due semestri, al termine dei quali incomincia il ciclo degli appelli d’esame che in genere dura per tre-quattro appelli ogni 15 giorni. Questo è contestuale e parallelo al lavoro libero professionale dove ci sono fondamentalmente due grandi periodi molto caldi di campagna vendita -gennaio febbraio marzo- e -giugno luglio settembre- saltando agosto per ovvi motivi.”

E quindi in buona sostanza come sviluppi la tua programmazione? Quale strumento impieghi affinché nulla possa sfuggire? Come gestisci questo tempo?

Utilizzo innanzitutto il calendario digitale, quello del Mac e di iPhone dove segno sia gli appuntamenti canonici routinari, come gli appelli o uscite di campagna vendite, riunioni e quant’altro e poi i singoli appuntamenti quotidiani che non si possono prevedere con largo anticipo. Al calendario digitale affianco il mio potentissimo quaderno dove si sviluppa una pianificazione in virtù di una pianificazione già mentale ben acquisita e rodata che si distingue su due semestri.
Funziona così:
con il quaderno gestisco i macro periodi e stabilisco gli obiettivi generali sia libero professionali che universitari. Poi a loro volta li clusterizzo, li distinguo in sottogruppi omogenei e così da quella pianificazione generale ne deriva una pianificazione mensile, settimanale e poi giornaliera di attività che distinguo in lato sinistro e lato destro, e con due colori diversi.
In genere il lato sinistro di un foglio formato A4 in nero prevede l’elenco o delle priorità quotidiane che derivano da quelle settimanali, mensili e semestrali dell’attività libero professionale. Lato destro sempre dello stesso foglio A4 in blu prevedono invece le attività paritetiche, però universitarie.

E se capita l’imprevisto? come lo gestisci? Qual è l’ordine di priorità che stabilisci?

Gli imprevisti sono numerosi e sovvengono quotidiani. Come li gestisco? Parto sempre da quella pianificazione quotidiana che deriva da quella settimanale, mensile, semestrale, in cui ho stabilito gli obiettivi secondo priorità.
Quindi già questo mi funge da guida per poi, all’atto pratico quotidianamente gestire gli eventuali imprevisti, pertanto quando un imprevisto accade lo inserisco nella scaletta giornaliera che andrà a scombinare il programma del giorno, ma che vado a riprogrammare sempre in virtù di quelle priorità. Se l’imprevisto mi fa perdere tempo, vuol dire che tutto slitta al giorno dopo o dopo due giorni a quello che può essere, sempre mantenendo fede alla scala di priorità che mi ero dato.
Quindi l’operazione più importante è un’operazione di time management, di gestione del tempo che non è una gestione solo operativa, anzi parte da lontano e parte da una pianificazione strategica basata sul concetto prioritario.
Comunque metto sempre in conto dei ritardi per motivi non a me imputabili, perché possono sempre capitare e capitano sempre.

“Come eviti gli sprechi di tempo”?

Ogni giorno dedico almeno un quarto d’ora, per fare il quadro della situazione della giornata, specialmente a mente fresca e anche con una certa concentrazione. Questo è già un modo per evitare sprechi. Poi laddove posso evitare di perdere tempo in telefonate inutili, evitando di rispondere o chiedendo di iscrivermi un sms, o inviarmi un vocale su Whatsapp, così da non perdere il filo. A ciò per ottimizzare il tempo affianco il visual management, cioè la gestione visiva.
Nel mio lavoro, gli strumenti guida di tutta la mia giornata sono: Email in entrata e Whatsapp in entrata, tutto ciò che ho evaso, la chiudo e la archivio eliminandola dal campo visivo. Così come lasciarmi in “non lettura” ciò che dovrò gestire in un secondo momento, e che guardando costantemente, rammento che lo devo fare prima o poi nell’arco della giornata. Anche lì dipende dall’urgenza, se è una cosa urgentissima, cerco di farla immediatamente o se non posso immediatamente, il più presto possibile.

“In tutto questo c’è spazio per il tuo tempo libero? Come lo gestisci? “

Stabilisco cosa è più importante assegnando più tempo. Anche al tempo che residua dò una scala di importanza e priorità che poi guida le scelte sul tempo libero. Quello è molto soggettivo perché ci sono persone che amano follemente il fitness la salute e il benessere fisico dedicando molto del loro tempo libero, piuttosto che stare con la famiglia, andare a trovare uno zio, un anziano, far volontariato. Io non potendo far tutto, faccio una scelta di priorità rispetto a ciò che mi piace chiaramente, quindi metto al primo posto gli affetti familiari poi lo svago ed alla fine il benessere fisico.

Post a Comment

You don't have permission to register